При возложении обязанностей отсутствующего сотрудника (ушел в отпуск) на другого сотрудника этого же отдела, без освобождения от его основных обязанностей с его согласия (согласие получено, доплата установлена), достаточно ли только приказа о возложении, или нужно на эти 2 недели заключать дополнительное соглашение?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для исполнения обязанностей отсутствующего работника без освобождения от основной работы издается приказ и соглашение о совмещении. Дополнительное соглашение к трудовому договору не составляется.

Обоснование вывода:

Согласно части третьей ст. 60.2 ТК РФ срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Размер доплаты за выполнение дополнительной работы устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом ее содержания и (или) объема (часть вторая ст. 151 ТК РФ). Поэтому для правильного оформления дополнительной работы необходимо составить два кадровых документа:

- приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы;

- соглашение сторон трудового договора.

Унифицированной формы приказа о поручении дополнительной работы не существует, поэтому работодатель издает его в произвольной форме. В приказе указываются:

- вид дополнительной работы (совмещение профессий (должностей); расширение зон обслуживания; увеличение объема работ; исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором);

- срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;

- содержание дополнительной работы;

- объем дополнительной работы.

На приказе работник обязательно ставит отметку о своем согласии с поручением.

В соглашении сторон решается вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительных обязанностей. Такое соглашение действует либо до окончания срока, на который дополнительная работа была поручена, либо до момента досрочного прекращения дополнительной работы по инициативе одной из сторон. Поскольку размер доплаты зависит от содержания и объема дополнительной работы, соглашение о размере доплаты необходимо заключать каждый раз при поручении дополнительной работы.

При совмещении профессий (должностей) и других видах дополнительной работы, перечисленных в ст. 60.2 ТК РФ, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору не требуется.

Оформление дополнительной работы через дополнительное соглашение к трудовому договору неприемлемо потому, что сама дополнительная работа выполняется работником наряду с работой, определенной трудовым договором. Иными словами, она выходит за рамки трудового договора и не может в нем отражаться, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа. Кроме того, досрочное прекращение дополнительной работы в одностороннем порядке, предусмотренное частью четвертой ст. 60.2 ТК РФ, становится невозможным, если исходить из того, что условие о выполнении такой работы является частью трудового договора. Ведь любое изменение трудового договора по общему правилу допускается только по соглашению сторон, а не в одностороннем порядке (ст. 72 ТК РФ).

Позиция об отсутствии у сторон трудовых отношений необходимости подписания дополнительного соглашения к трудовому договору для целей оформления поручения работнику дополнительной работы в порядке ст. 60.2 ТК РФ, а также о том, что соглашение, упомянутое в ст. 151 ТК РФ, не является дополнительным соглашением к трудовому договору, представлена в судебной практике (решения Забайкальского краевого суда от 28.01.2019 N 21-36/2019, Ростовского областного суда от 22.01.2019 N 11-126/2019, определения Камчатского краевого суда от 19.07.2018 N 33-1523/2018, Московского областного суда от 20.09.2017 N 33-28613/201, Алтайского краевого суда от 30.08.2017 N 33-8835/2017). И тем не менее в судебных актах можно встретить утверждение о том, что при совмещении должно заключаться дополнительное соглашение к трудовому договору (определения Камчатского краевого суда от 31.05.2019 N 33-1096/2019, Архангельского областного суда от 06.06.2016 N 33-2858/2016, Псковского областного суда от 19.04.2016 N 33-614/2016). Специалисты Роструда в своих консультациях также нередко высказывают мнение о том, что поручение работнику дополнительной работы оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Однако в указанных случаях не идет речь о том, что никакое другое письменное соглашение сторон, кроме дополнительного к трудовому договору, не годится для оформления совмещения и что к такому соглашению нужно в любом случае относиться как к неотъемлемой части трудового договора со всеми вытекающими из этого последствиями. Скорее подчеркивается необходимость заключения сторонами трудового договора отдельного письменного соглашения с условиями совмещения.

Минтруд России в письме от 16.11.2020 N 14-2/ООГ-16940 хоть и признает, что в ст. 60.2 ТК РФ отсутствует прямое указание на заключение соглашения об изменении (дополнении) условий трудового договора, считает заключение такого соглашения необходимым для оформления дополнительной работы и даже указывает, что оно является неотъемлемой частью трудового договора. Чем, раз не прямым указанием закона, обусловлена такая необходимость и как подобный статус документа согласуется с возможностью односторонней его отмены в любой момент в порядке, установленном частью четвертой ст. 60.2 ТК РФ, в письме не поясняется.

Надо сказать, что большое количество споров о совмещении рассмотрено судами вообще без придания какого бы то ни было значения названию документов, которыми оно было оформлено. Иногда обратить внимание суда на название соглашения пытаются сами работники. На аргумент о том, что дополнительная работа, оформленная именно дополнительным соглашением к трудовому договору, не может быть отменена исключительно по желанию работодателя, суды порой отвечают, что заключение дополнительного соглашения к трудовому договору с указанием на совмещение должностей действующего трудового законодательства не нарушает, но к необходимости с целью отмены такого совмещения соблюдать установленную законом процедуру изменения условий трудового договора это не приводит (определения Восьмого КСОЮ от 18.03.2021 N 8Г-1921/2021, Камчатского краевого суда от 20.09.2018 N 33-2052/2018, Верховного Суда Республики Дагестан от 14.04.2014 N 33-1012).

И все же мы советуем всячески избегать заключения с работником именно дополнительного соглашения к трудовому договору по поводу совмещения, расширения зон обслуживания, увеличения объема работ или исполнения обязанностей отсутствующего без освобождения от основной работы. Не следует именовать так подписываемый сторонами документ, каким-либо образом изменять и дополнять таким соглашением нумерацию и формулировки пунктов трудового договора, а тем более указывать, что это соглашение является его неотъемлемой частью. Дело в том, что существует подход, согласно которому судьба договоренности о выполнении работником дополнительной работы в основное рабочее время зависит не только от сути поручения, но и от формы, в которую такая договоренность облечена. Если стороны могли не определять, но определили выполнение обязанности по совмещению в качестве условия заключенного трудового договора, работодатель не вправе, как полагают сторонники этого подхода, руководствуясь ст. 60.2 ТК РФ, в одностороннем порядке отменять совмещение и снимать доплату за него, прекращение совмещения должно осуществляться с соблюдением требований ст. 72 ТК РФ, вплоть до подписания нового дополнительного соглашения к трудовому договору обязанность работодателя предоставлять и оплачивать дополнительную работу сохраняется (определения Ленинградского областного суда от 20.02.2020 N 33-290/2020, Кемеровского областного суда от 11.02.2020 N 33-1343/2020, Свердловского областного суда от 16.03.2018 N 33-4713/2018, Красноярского краевого суда от 16.03.2016 N 33-3041/2016, консультация Роструда).

Ненадлежащее оформление дополнительной работы, в том числе отсутствие письменного соглашения сторон, не лишает работника права на доплату, если доказано ее фактическое выполнение с ведома и в интересах работодателя (определения Шестого КСОЮ от 10.02.2022 N 8Г-27217/2021, Верховного Суда Республики Тыва от 14.12.2021 N 33-1259/2021, Белгородского областного суда от 05.07.2016 N 33-2937/2016, Московского городского суда от 12.10.2011 N 33-29565).

Запись в трудовую книжку о выполнении дополнительной работы не вносится, в табеле учета рабочего времени факт выполнения дополнительной работы отражать не требуется.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Мазухина Анна