Облагается ли НДФЛ возмещение федеральным учреждением стоимости найма жилого помещения при направлении сотрудника в служебную поездку (ст. 168.1 ТК РФ) в пределах 700 руб., если документы, подтверждающие расходы сотрудника по найму, отсутствуют?

Согласно статье 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение расходов при разъездном характере работы является компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ) и не подлежит налогообложению НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого п. 1 ст. 217 НК РФ. При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников (за исключением суточных), теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (см. письма Минфина России от 30.12.2022 N 03-04-06/129887, от 27.04.2022 N 03-04-06/38439, от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639).

Также рекомендуем Вам ознакомиться со следующими документами (материалами):

- Энциклопедия решений. Компенсационные и иные выплаты: НДФЛ и страховые взносы (для бюджетной сферы) (август 2023);

- Энциклопедия решений. НДФЛ и страховые взносы с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы (август 2023).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Старовойтова Елена