Можно ли компенсировать проезд на такси, аренду автомобиля и каршеринг во время командировки, кроме проезда от вокзала до гостиницы и обратно? Если можно, то облагаются ли такие расходы налогами?

Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возмещать командированному работнику расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Расходы на такси, аренду автомобиля и каршеринг в пределах места командирования относятся к иным расходам, которые подлежат компенсации при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя и документально подтверждены (п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Пункт 12 Положения N 749 определяет, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются транспортом общего пользования, при этом прямого запрета на оплату проезда на такси, аренду автомобиля или каршеринг в самом Положении нет. Компенсация проезда на такси и аренду автомобиля возможна при условии, что это предусмотрено внутренними локальными нормативными актами (например коллективным договором или положением о командировках), а также если расходы документально подтверждены и экономически обоснованны (письма Минфина России от 10.11.2022 N 03-03-06/3/109215, от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180).

Компенсация расходов на проезд (в том числе такси, аренду авто, каршеринг), произведенных в интересах работодателя и подтвержденных документами, не признается доходом работника и не облагается НДФЛ (абзац 13 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).

Расходы на оплату аренды автомобиля для поездок от гостиницы до места выполнения работы работника, находящегося в командировке, не будут облагаться страховыми взносами в случае их экономического обоснования и документального подтверждения (смотрите письмо Минтруда России от 13.05.2016 N 17-3/ООГ-764, той же позиции, очевидно, придерживается и Минфин, поскольку считает данные выплаты компенсационными).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Подкопаев Михаил