Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, получила новый паспорт, СНИЛС. Как правильно оформить смену фамилии сотрудника? Нужно ли отправлять данные о смене фамилии в Пенсионный фонд?

1. Внесение изменений в трудовой договор

В соответствии с частью первой ст. 57 ТК РФ сведения о документах, удостоверяющих личность работника, указываются в трудовом договоре в составе сведений о его сторонах.

Трудовым кодексом РФ не установлен порядок внесения изменений в сведения о сторонах трудового договора, указанные при его заключении (например, в случае изменения фамилии или паспортных данных работника, переименования работодателя - юридического лица и др.). Некоторые специалисты считают необходимым вносить в трудовой договор подобные изменения посредством заключения дополнительного соглашения. Однако такой подход представляется нам неверным.

Как видно из ст. 57 ТК РФ, законодатель разделяет понятия условий трудового договора и сведений, указываемых в нем. При этом в соответствии со ст. 72 ТК РФ соглашением сторон в письменной форме оформляется изменение именно условий трудового договора, для изменения сведений такого порядка не предусмотрено. Дифференцированный подход законодателя к включению в трудовой договор его условий и сведений прослеживается и в части третьей ст. 57 ТК РФ, согласно которой в случае, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо обязательные сведения и (или) условия, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.

Таким образом, законодатель не устанавливает необходимости в каких бы то ни было случаях фиксировать изменение указанных в трудовом договоре сведений о сторонах путем заключения дополнительного соглашения к нему. К аналогичным выводам приходят и суды (определение Ростовского областного суда от 18.11.2013 N 33-14738, определение Кемеровского областного суда от 29.04.2011 N 33-4451, решение Советско-Гаванского городского суда Хабаровского края от 18.02.2015 по делу N 2-410/2015).

Более того, в рассматриваемом случае закон вообще не устанавливает обязанности работодателя вносить какие-либо изменения в заключенные трудовые договоры (решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми от 20.01.2012 N 2-480/2012, решение Арбитражного суда Кемеровской области от 11.04.2011 N А27-730/2011).

Если стороны все-таки посчитают нужным отразить в трудовом договоре факт изменения сведений, то к данной ситуации представляется возможным применение по аналогии порядка, установленного частью третьей ст. 57 ТК РФ: новые сведения вносятся непосредственно в текст договора (без перечеркивания ранее внесенных сведений и с указанием даты их изменения). Однако и в том случае, если указанные изменения будут внесены в трудовой договор дополнительным соглашением, это не должно повлечь для сторон каких-либо негативных последствий.

Помимо этого, на практике работодатели оформляют приказ о внесении изменений в документы организации. Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому он может быть оформлен работодателем в произвольной форме.

2. Внесение записи в трудовую книжку работницы

Изменение записей в трудовую книжку о фамилии производятся на основании паспорта, свидетельства о браке со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, далее - Порядок).

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая. Ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати) (абзац 2 п. 7 Порядка).

Если в организации ведутся личные карточки, то и в ней целесообразно отразить факт изменения фамилии работницы (смотрите материал: Энциклопедия решений. Личная карточка работника).

3. Сведения о застрахованном лице

Согласно п. 6 Правил получения Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведений и документов..., утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 N 2010, застрахованное лицо представляет страхователю по месту работы сведения о себе, необходимые для выплаты пособия по форме, утверждаемой страховщиком не только при трудоустройстве застрахованного лица или в период осуществления им трудовой и иной деятельности, а также при их изменении. Сведения о застрахованном лице по его выбору оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа. Форма Сведений о застрахованном лице утверждена приказом ФСС от 04.02.2021 N 26 (приложение N 2).

Работодатель должен передать полученные им сведения о застрахованном лице в территориальный орган страховщика по месту своей регистрации в срок не позднее 3 рабочих дней со дня их получения (п. 7 Правил).

Таким образом, изменения в уже направленные в Социальный фонд сведения не вносятся, а оформляется новый документ, в котором следует внести все необходимые сведения, включая те, которые изменились, и те, которые не изменялись.

4. Отправка данных в СФР

Согласно п. 17 Приложения 7 к постановлению Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 N 243п в случае необходимости изменения сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица, в территориальный орган СФР представляются сведения по форме "Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2)". Документ заполняется лично зарегистрированным лицом (представителем). Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации, при этом правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица.

Однако, как мы поняли из вопроса, новые сведения уже внесены работницей на индивидуальный лицевой счет. В таком случае сведения по форме АДВ-2 не предоставляются работодателем. В подтверждение переданных в СФР сведений работник может предоставить работодателю форму документа, подтверждающую регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета - "Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ)", в которой будут отражены новые данные работника (форма утверждена приказом Социального фонда России от 23.06.2023 N 1199).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Комарова Виктория