Работник бюджетного учреждения направлен в командировку. Под отчет на основании заявления (бумажный носитель) по указанию работодателя перечислены денежные средства на карту работника для приобретения топлива. Во время командировки работник приобрел за наличный и безналичный расчет топлива больше, чем было выдано денежных средств под отчет, а также он был вынужден приобрести материальные запасы для обслуживания автомобиля (масло, омыватель). Учреждение использует авансовые отчеты на бумажном носителе. Также в Положении о командировках не закреплено положение о компенсации расходов на приобретение ГСМ и других материалов во время командировки. Соответственно, учреждение расходы по этим пунктам отражает по КВР 244 и КОСГУ 343.

Правомерно ли эти расходы в данном случае отнести на КОСГУ 343? Если да, то необходимо ли тогда использовать заявку-обоснование закупки малого объема?

Расходы на возмещение водителю стоимости приобретения в командировке ГСМ для служебного автомобиля могут быть отражены по КВР 244 в увязке с подстатьей 343 КОСГУ при условии, что такие расходы относятся к закупкам учреждения и не включены в перечень затрат, возмещаемых работодателем при командировании работника согласно коллективному договору или локальному нормативному акту.

Согласно п. 64.49 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее - Методические указания), утвержденных приказом N 61н, Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) применяется в случае принятия решения о закупке товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) субъекта учета для хозяйственных нужд субъекта учета или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг, за исключением закупок, сведения о которых составляют государственную тайну, а также применяется при оформлении выдачи денежных документов (например, талонов на бензин) под отчет подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг. Следовательно, в случаях когда учреждение выдает работнику денежные средства в подотчет на закупку ГСМ, возникает необходимость сформировать Заявку-обоснование (ф. 0510521).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы) (январь 2024 г.);

- Энциклопедия решений. Применение кодов видов расходов и КОСГУ при оплате командировочных расходов (январь 2024 г.).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Шубенкина Елена