Учреждение компенсирует расходы работника, понесенные в служебной поездке при разъездном характере работы, согласно ст. 168.1 ТК РФ.
По какой форме оформляется отчет о фактических расходах в данном случае?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Фактические расходы подотчетного лица, понесенные в служебной поездке при разъездном характере работы, как правило, оформляются Авансовым отчетом (ф. 0504505) с приложением подтверждающих расходы документов.

В отдельным случаях может применяться Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Особенности применения каждой из форм прописываются в локальном акте учреждения.

Обоснование вывода:

В силу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Унифицированные формы первичных документов для учреждений бюджетной сферы утверждены приказами NN 52н, 61н.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ). На такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, а также не требуются к оформлению Решение о командировании (ф. 0504512), Изменение Решения о командировании (ф. 0504513).

Вместе с тем согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Конкретных требований к оформлению каких-либо специальных документов, подтверждающих поездки (а также понесенные расходы) работника, которому установлен разъездной характер работы, законодательством не установлено. Поэтому перечень необходимых документов, для подтверждения произведенного расхода, порядок их оформления и сроки предоставления следует установить локальным актом учреждения. Например, это могут быть:

- для поездок в течение рабочего дня - маршрутный лист, содержащий перечень объектов, на которые выезжал сотрудник, дату выезда, последовательность поездок, отметку о присутствии на "выездном" объекте. На основании такого документа может проводиться проверка соответствия представленных проездных документов;

- для поездок длительных, с оплатой проживания и суточных - бланк, аналогичный командировочному удостоверению или Решению о направлении в командировку. Обратите внимание, что действующее законодательство не содержит норм, требующих или запрещающих учреждению использовать бланк, аналогичный командировочному удостоверению, при направлении в служебные разъезды.

В локальном акте о служебных разъездах можно прописать, какими документами подтверждаются расходы на проезд. Например:

- выдается учреждением или закупается самостоятельно работником, с последующим возмещением, проездной билет и указать его тип: на определенное количество поездок, или бессрочный на месяц;

- разрешены ли поездки на такси, поезде и т.п.;

- если допустимо проживание, то в каких случаях, какой гостиницей, тип номера, лимит средств для бронирования, включение завтрака и т.п.;

- допустимо ли оплачивать телефонные переговоры;

- можно указать иные расходы: отправление бандеролей или корреспонденции, и т.д.

Денежные средства, выдаваемые работнику для покрытия расходов в служебных поездках, соответствуют установленным нормам для признания их "выданными в подотчет". Следовательно, произведенный расход оформляется через Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Обе формы утверждены приказом N 52н.

Следует отметить, что исходя из положений Методических указаний Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) может применяться только в ограниченных случаях - на основании ранее оформленных документов: Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518, ф. 0510521), Решений о командировании (ф. 0504512, ф. 0504513), в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах.

В остальных случаях используется Авансовый отчет (ф. 0504505).

Особенности применения каждой из форм (ф. 0504520 или ф. 0504505) прописываются в локальном акте учреждения.

Считаем, что составление одного из указанных отчетов (ф. 0504520 или ф. 0504505) является обязательным, поскольку такой документ (с приложением подтверждающих расходы документов) удостоверяет факт несения организацией расходов через своих работников.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Опарина Светлана