Для электронного обмена актами сдачи-приемки ФНС России установлен формат (приказы ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ и от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@).
Обязательно ли соблюдение данного формата для обмена документами с системе ЭДО (электронный документооборот)? Возможно ли обмениваться актами в формате pdf, если подписание в системе ЭДО производится с использованием УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)? Признаются ли ФНС России такие документы юридически значимыми?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Стороны вправе применять акты в электронной форме, оформляющие приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг) в формате pdf, и не обязаны в настоящее время использовать для этих целей формализованные документы. При подписании актов УКЭП они будут являться юридически значимыми для неопределенного круга лиц.

Обоснование позиции:

По ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Частью 5 ст. 9 Закона о бухучете определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе (с собственноручной "живой" подписью) и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона N 63-ФЗ:

- простая электронная подпись;

- усиленная электронная подпись (которая подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную).

При этом необходимо иметь в виду, что сфера применения простой и неквалифицированной электронной подписи ограничена ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, в силу которого документ, подписанный одной из таких электронных подписей, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Для применения квалифицированной электронной подписи единственным ограничением является требование законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Так, в силу положений НК РФ при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности) необходимо применять только квалифицированную электронную подпись. При оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации (ИП) могут использовать любой вид электронной подписи. Объясняется это тем, что согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456). Но простой электронной подписи достаточно только тогда, когда юридическая значимость документа важна для ограниченного круга лиц - пользователей системы. Для неопределенного круга лиц юридическая сила и юридическая значимость электронных документов обеспечивается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Среди электронных документов выделяют две группы:

- формализованные, для которых официально ФНС России утвердила формат (xml-файл)*(1);

- неформализованные, определенные организацией самостоятельно в формате docx, pdf, jpg и др.

Если говорить о приказе ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@, то им утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме с описанием требования к xml-файлам передачи по телекоммуникационным каналам связи (далее - файл обмена) первичного документа в электронной форме, оформляющего приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг).

Такой документ включает:

- файл обмена информации исполнителя, состоящий из сведений передающей стороны о предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки (информация исполнителя) и подписанный электронной подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;

- файл обмена информации заказчика, состоящий из идентификационных сведений о файле обмена информации исполнителя и сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки (информация заказчика) и подписанный электронной подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта.

Файл обмена информации заказчика, подписанный электронной подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта, может отсутствовать, если в соответствии с российским гражданским законодательством подписания документа принимающей стороной не требуется.

В свою очередь, приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, которым были утверждены в том числе формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме, утратил силу с 09.02.2024. После этой даты вступил в силу приказ ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@, но налогоплательщики до 01.04.2025 смогут продолжить создавать, подписывать и обмениваться электронными документами по формату версии 5.01 (в частности, документом о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), который аналогичен формату из приказа ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Как прямо указывается в письме ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048, действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности на использование для оформления фактов хозяйственной жизни любого формата первичного документа в электронном виде при условии выполнения требований, установленных Законом N 63-ФЗ. В письме Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456 пояснено: при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (и это согласуется с п. 17 более позднего ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", далее - ФСБУ 27/2021); повторим, налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности). Тем самым стороны вправе применять акты в электронной форме, оформляющие приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг) в формате pdf и не обязаны в настоящее время использовать для этих целей формализованные документы. При подписании применяемых актов УКЭП они будут являться юридически значимыми для неопределенного круга лиц.

Что касается налоговых рисков, то в письме Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565 озвучено, что только документ, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа, надлежаще подписанный сторонами сделки, принимается к учету. Особый порядок учета расходов, подтвержденных электронными документами, положениями главы 25 НК РФ и ст. 272 НК РФ, в частности, не устанавливается. Следовательно, расходы, подтвержденные документами, составленными в виде электронного документа, признаются в том же порядке, что и составленные на бумажном носителе, а документы, составленные в электронном виде, для целей учета при налогообложении прибыли должны соответствовать требованиям Закона о бухучете, Закона N 63-ФЗ и ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 25.09.2019 N 03-03-06/1/73637). С учетом ст. 54.1 НК РФ полагаем, что в данном случае акты в электронном виде в формате pdf с УКЭП могут рассматриваться в качестве подтверждающего расходы (доходы) основания с отражением по нему предмета учета; если стороны не установили иное, использование такого неформализованного документа в документообороте с контрагентом не несет значимых налоговых рисков.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Волкова Ольга

Материал представлен в Системе ГАРАНТ.