Казенное учреждение закупает продукты каждый день, подписывая при этом электронные документы о приемке в системе ЕИС и получая в ЭДО те же документы. Обязан ли бухгалтер на каждый факт поставки продуктов создавать Приходный ордер (ф. 0504207)? На все остальные материалы Приходный ордер (ф. 0504207) оформляется независимо от того, подписан договор в ЕИС или нет.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Если учетной политикой учреждения предусмотрено оформление Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) при приобретении всех видов материальных запасов, ежедневный факт поставки продуктов необходимо также оформлять с применением данного документа.

Обоснование вывода:

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 20 Стандарта "Концептуальные основы...", Приложение N 5 к Приказу N 52н, Приложения N 5 к Приказу N 61н). Такие документы могут оформляться в организации бюджетной сферы или поступать от контрагентов.

Согласно законодательству первичные (сводные) учетные документы и регистры бухгалтерского учета принимаются к бухгалтерскому (бюджетному) учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным в соответствии с бюджетным законодательством РФ (пп. 25, 28 Стандарта "Концептуальные основы...", п. 11 Инструкции N 157н, ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Закона 402-ФЗ).

На сегодняшний день учреждениями бюджетной сферы должны использоваться унифицированные формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, которые утверждены Приказом N 52н и Приказом N 61н. Также обязательные к применению формы могут быть установлены нормативными актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни организация бюджетной сферы должна формировать первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 21 Стандарта "Концептуальные основы..."). Только документ, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа и надлежаще подписанный сторонами сделки, может быть принят к учету (письмо Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565).

Случаи, в которых обязательно оформление Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), поименованы в Методических указаниях к Приказу N 52н. К ним относятся операции по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

При этом обязанность составления Приходного ордера (ф. 0504207) при закупке материалов Приказом N 52н не закреплена. Однако учреждение вправе установить в учетной политике порядок применения Приходного ордера (ф. 0504207) при приобретении материальных запасов и основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно.

В случае приобретения материальных запасов у сторонних организаций в учреждение могут поступать первичные учетные документы, предусмотренные условиями договора (контракта). Подобные отгрузочные документы, оформленные надлежащим образом, являются достаточным основанием для принятия к учету объектов. При этом оформление дополнительного первичного учетного документа в виде Приходного ордера (ф. 0504207) не требуется (смотрите письмо Минфина России от 07.12.2016 N 02-07-10/72795). В таком случае приобретение материальных ценностей может быть оформлено Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с приложением документов поставщика, предусмотренных в договоре, например, товарных накладных или УПД.

Таким образом, если согласно учетной политике учреждения поступление материальных запасов оформляется Приходным ордером (ф. 0504207), то факт их поступления фиксируется данным документом. В ином случае оформление Приходного ордера (ф. 0504207) не обязательно.

Из условий вопроса следует, что Приходный ордер (ф. 0504207) оформляется учреждением при приобретении любых материальных запасов. Соответственно, если учетной политикой учреждения предусмотрено оформление этого документа при поступлении всех видов материалов, ежедневный факт поставки продуктов необходимо также оформлять с применением Приходного ордера (ф. 0504207).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Четина Ирина