Плательщики страховых взносов согласно Перечню, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, должны хранить расчеты по страховым взносам (РСВ) 50 лет. Нужно ли их хранить в бумажном виде? Есть ли какие-то исключения из этого, ведь РСВ сдается в электронном виде? Если нет, то сколько лет их хранить организации-плательщику?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) должны храниться 75 или 50 лет в зависимости от того, закончены они делопроизводством соответственно до или после 01.01.2003.

Срок хранения расчетов по страховым взносам не зависит от того, в какой форме составлен расчет: в электронной форме или на бумажном носителе. Расчет по страховым взносам в электронной форме, подписанный электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такие расчеты хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Обоснование позиции:

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", далее - Закон N 125-ФЗ). Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (ч. 3 ст. 6 и части 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

С 18.02.2020 сроки хранения документов определены в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций...", утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236). Смотрите также информационное сообщение Минфина России от 26.02.2020 N ИС-учет-23.

В силу п. 308 Перечня N 236 расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) должны храниться в течение 50/75 лет.

Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 01.01.2003, - 50 лет (сноска 3 Перечня N 236, п. 4.8 Инструкции по применению Перечня N 236, далее - Инструкция). По истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности. Притом что в п. 4.2 Инструкции прямо указано: сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Иными словами, РСВ, составленные как в электронной форме, так и на бумажном носителе, имеют один срок хранения.

Пункт 10 ст. 431 НК РФ предусматривает условия, при которых плательщики страховых взносов с превышающей 10 человек численностью физических лиц - получателей облагаемых страховыми взносами выплат представляют РСВ в налоговый орган в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи по телекоммуникационным каналам связи. В свою очередь, согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В то же время федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами может быть установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. НК РФ как документ, определяющий порядок представления РСВ, не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (Письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202). Вследствие этого документы хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письма Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, Информационное сообщение отдела работы с налогоплательщиками УФНС России по Иркутской области от 28.02.2014). Данные разъяснения в равной мере относятся и к РСВ, представляемым в налоговый орган в электронной форме.

Подытожим:

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) должны храниться 75 или 50 лет в зависимости от того, закончены они делопроизводством соответственно до или после 01.01.2003.

Срок хранения расчетов по страховым взносам не зависит от того, в какой форме составлен расчет: в электронной форме или на бумажном носителе. Расчет по страховым взносам в электронной форме, подписанный электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такие расчеты хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для бюджетной сферы);

- Энциклопедия решений. Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде;

- Энциклопедия решений. Хранение документов и отчетности по налогам и страховым взносам;

- Энциклопедия решений. Передача электронных документов в архив;

- Часто задаваемые вопросы по применению электронных документов в организациях бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании "Гарант") (раздел "Хранение электронных документов");

- Вопрос: Срок хранения Расчета по страховым взносам в организации. В каком виде подлежат хранению Расчеты по страховым взносам в электронной форме? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Волкова Ольга