Организация планирует заключить договор с Яндекс.Такси для того, чтобы сотрудники могли добираться на работу и с работы ввиду того, что в месте проживания сотрудников нет общественного транспорта (метро, автобусов и т.д.). Приказ в обоснование производственной необходимости в такой доставке организацией будет издан.

Возможно ли учитывать такие расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль? Необходимы ли какие-то дополнительные документы (отчеты) для подтверждения таких расходов? При оплате проезда из дома до работы и обратно эти суммы должны включаться в совокупный доход сотрудника с начислением страховых взносов и НДФЛ?

1. В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ организация вправе включить в расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль затраты на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом, если:

- доставка вызвана технологическими особенностями производства (связана с режимом работы предприятия, местоположением), то есть если сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

- обязанность работодателя организовать доставку сотрудников закреплена в трудовых или коллективном договорах (п. 25 ст. 255 НК РФ).

2. Оплата за физическое лицо услуг по проезду признается доходом этого физического лица и облагается НДФЛ, но только в том случае, если оплата этих услуг была осуществлена в интересах данного физического лица (ст. 211 НК РФ).

В качестве документального подтверждения отсутствия факта экономической выгоды при оплате услуг такси во внеурочное время могут выступать: трудовые договоры с работниками, включающие условие об оплате расходов на проезд в определенное время (например, после 22 часов вечера), соответствующий приказ руководителя, локальные нормативные акты, устанавливающие график работы сотрудников предприятия (например, внутренний трудовой распорядок), документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта, письма (справки) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом) и т.д.

3. Позиция контролирующих органов сводится к необходимости обложения страховыми взносами любых выплат, осуществляемых работникам, кроме прямо поименованных в ст. 422 НК РФ. Соответственно, на стоимость доставки работников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы. Однако, учитывая положительную арбитражную практику последних лет, полагаем, что страховые взносы не должны начисляться на оплату такси организацией-работодателем (проезда работников до места работы и обратно), поскольку такая оплата осуществляется именно в связи с удаленностью предприятия от общественного транспорта, не зависит от квалификации сотрудников, сложности, качества и количества выполняемой работы. Однако необходимо учитывать, что данную позицию организация должна быть готова отстаивать в споре с налоговым органом.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина