Подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности, но продавец представил только товарный чек, без чека ККМ.

Можно ли данные расходы принять к учету, списать задолженность с подотчетного лица, при этом не оформлять авансовый отчет, а оформить принятие к учету на основании акта об использовании и списании подотчетных средств, утвержденного учетной политикой, и принять данные расходы в бухгалтерском учете в себестоимость продукции? Возникает ли в таком случае у сотрудника риск доначисления НДФЛ и страховых взносов?

Из ст. 210 НК РФ следует, что объект налогообложения по НДФЛ возникает только в том случае, если физическим лицом получен доход, а доходом, в свою очередь, признается экономическая выгода (ст. 41 НК РФ). У сотрудника, получившего денежные средства под отчет, экономическая выгода может возникнуть в ситуации, когда за выданные ему деньги он не отчитался (присвоил, если говорить простым языком) или из представленных документов следует, что деньги потрачены не по целевому назначению (на личные нужды).

Например, в случае покупки ТМЦ, на которые выданы подотчетные суммы, сотрудник не представил авансовый отчет и какие-либо документы. Смотрите дополнительно письма Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808.

Если же сотрудником представлены документы, которые подтверждают факт несения им расходов пусть не прямо, но косвенно (нет чеков ККТ, документы оформлены на устаревших бланках, при этом имеются объяснительные записки или иные пояснения от сотрудника: любые документы, из которых следует, что деньги не были присвоены, а потрачены по назначению), то о возникновении экономической выгоды и, как следствие, дохода, облагаемого НДФЛ, речи идти не может. В качестве документов, косвенно подтверждающих факт несения подотчетным лицом расходов, например, могут выступать слип (квитанция электронного терминала) и выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа, служебные отчеты из командировки, а также утвержденная руководителем организации докладная записка сотрудника о причинах отсутствия чеков ККТ или иных платежных документов. Отметка руководителя об утверждении авансового отчета и последующее составление накладной по форме ТОРГ-4 также будут свидетельствовать, что деньги истрачены на нужды компании.

Существуют мнение, что при отсутствии оправдательных документов на приобретение ТМЦ (работы, услуги) или оформлении их с нарушением требований законодательства суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. На наш взгляд, приведенное мнение не совсем корректно. Факт отсутствия оправдательных документов, и уж тем более факт их неверного оформления, еще не означает, что суммы, выданные сотруднику, были использованы им не по целевому назначению с экономической выгодой для себя. О нецелевом использовании, по нашему мнению, можно будет говорить в том случае, если приобретенные подотчетным лицом ТМЦ (работы, услуги) не будут приняты организацией к учету (не оприходованы).

Все сказанное выше справедливо и в отношении страховых взносов.

С учетом сказанного в данном случае, на наш взгляд, целесообразно составить именно авансовый отчет, к которому приложить все имеющиеся документы. Если руководитель этот отчет утвердит, то риски доначисления НДФЛ и страховых взносов минимальны.

Оснований для непринятия ТМЦ в бухгалтерском учете в себестоимость продукции мы не видим.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина