Как учитывать расходы на ремонт основных средств в целях налогообложения прибыли? Каким перечнем документов нужно подтвердить такие расходы?

Налоговым кодексом РФ не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться налогоплательщиком в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни (смотрите письма Минфина России от 12.08.2024 N 03-03-06/1/75248, от 05.06.2024 N 03-03-06/1/51798). Таким образом, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы любыми документами, исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов в целях налогообложения, не существует. Кроме того, налоговое законодательство не предъявляет каких-либо конкретных требований к их оформлению. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены.

По общему правилу организации вправе признавать расходы на проведение капитального и текущего ремонта объектов основных средств в составе прочих расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). При этом не важен вид произведенного ремонта (текущий, средний или капитальный) или способ его осуществления (хозяйственный или подрядный) (письма Минфина России от 16.10.2020 N 03-03-06/1/90406, от 16.10.2020 N 03-03-06/1/90457, от 03.11.2006 N 03-03-04/1/718).

В своих письмах, касающихся признания расходов на ремонт, Минфин России, как правило, не приводит перечня документов, которые могут использоваться для подтверждения расходов. В связи с этим налогоплательщикам нужно ориентироваться на правоприменительную практику.

Судебная практика по налоговым спорам свидетельствует, что для подтверждения правомерности признания расходов на ремонт в целях исчисления налога на прибыль важно подтвердить не только сам факт несения расходов (договоры, акты, накладные и т.п.), но и необходимость выполнения ремонтных работ, а также что ремонтируемый объект действительно являлся объектом основных средств.

Необходимость проведения ремонта может подтверждаться дефектными ведомостями и иными подобными документами (например, актом дефектовки, актом осмотра, актом обследования технического состояния, ведомостью выявленных дефектов). Форму документа организация вправе разработать самостоятельно.

Практика применения дефектной ведомости свидетельствует, что данный документ используется для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования закупок материалов, работ, услуг (не является первичным учетным документом). Дефектная ведомость - это документ, в котором отражают список поломок, изъянов и неисправностей (письмо Минфина России от 14.01.2019 N 02-07-10/868, решение УФАС по Московской области от 03.10.2022 N 050/06/105-36109/2022).

Дефектная ведомость составляется при повреждении или поломке объектов основных средств и является документом, обосновывающим необходимость проведения ремонтных работ (это следует из письма Минфина России от 04.12.2008 N 03-03-06/4/94). Дефектная ведомость не является документом, оформляющим факт хозяйственной жизни - осуществление ремонта, а лишь помогает обосновать произведенные затраты.

Приведем мнение Г.Г. Лалаева, к.э.н., доцента Государственного университета Минфина РФ, советника государственной гражданской службы РФ 2-го класса: Поскольку унифицированная форма дефектной ведомости для целей налогообложения не утверждена, необходимость проведения ремонта (текущего или капитального) и расходы организация с учетом п. 1 ст. 252 НК РФ вправе подтвердить любыми документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ (дефектная ведомость, ведомость дефектов, акт обследования технического состояния и т.д.). Главное, чтобы содержание такого документа свидетельствовало о наличии и описании дефекта (поломки) конкретной детали (узла, элемента), а также необходимости устранения выявленной поломки (смотрите материал: Вопрос: Организация, осуществляющая текущий ремонт автомобилей собственными силами, не составляет дефектные ведомости, но у нее имеются акты осмотра автомобиля, из которых следует, что он нуждается в ремонте (перечислены конкретные неисправности, указано, что дефект должен исправляться путем замены той или иной запчасти). Может ли такой акт при отсутствии дефектной ведомости подтверждать необходимость проведения ремонтных работ? ("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.)).

Смотрите дополнительно: Вопрос: О подтверждении расходов на ремонт дефектными ведомостями (форма документа, состав отражаемых сведений, судебная практика по налоговым спорам) (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2025 г.).

Наличие дефектной ведомости, указывающей на недостатки - не повод классифицировать любые работы в качестве ремонтных. Нередко изначально запланированный ремонт по факту является реконструкцией. В таком случае ссылка на наличие дефектной ведомости не поможет отстоять правомерность единовременного признания расходов.

Важно, чтобы расходы не были признаны расходами на выполнение работ по реконструкции, достройке, дооборудованию, модернизации, техническому перевооружению. Подобные расходы нужно капитализировать, т.е. включать в первоначальную стоимость амортизируемого имущества (см. п. 2 ст. 257 НК РФ, письмо Минфина России от 16.10.2020 N 03-03-06/1/90457, письмо ФНС России от 12.02.2021 N СД-4-3/1777).

В письме Минстроя России от 27.02.2018 N 7026-АС/08 "Об определении видов ремонта" разъяснено, что к капитальному ремонту относится восстановление утраченных первоначальных технических характеристик объекта в целом, при котором его основные технико-экономические показатели остаются неизменными.

В целях классификации работ можно использовать определения капитального ремонта, закрепленные в п.п. 14.2 и 14.3 ст. 1 ГрК РФ, Перечень элементов строительных конструкций зданий (сооружений), элементов систем инженерно-технического обеспечения и сетей инженерно-технического обеспечения, замена и (или) восстановление которых может осуществляться при проведении текущего ремонта, утвержденный постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 N 2120, а также Перечень работ по замене и (или) восстановлению несущих строительных конструкций объекта капитального строительства, выполнение которых может осуществляться при осуществлении капитального ремонта зданий, сооружений, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.05.2022 N 881.

Смотрите дополнительно: Вопрос: Произошел пожар на объекте основных средств. Компания провела капитальный ремонт (восстановление) данного объекта ОС. Возможно ли учесть затраты единовременно на основании ст. 260 НК РФ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2025 г.).

И еще один нюанс. Важно, чтобы ремонтируемый объект действительно являлся объектом основных средств. Если организация приобрела объект, требующий проведения работ (в т.ч. ремонтных), расходы следует считать направленными на доведение объекта до состояния готовности к использованию и включать в первоначальную стоимость (второй абзац п. 1 ст. 257 НК РФ).

Например, из постановления АС Дальневосточного округа от 03.12.2014 N Ф03-4978/2014 по делу N А73-4441/2014, видно, что организация приобрела машину в нерабочем состоянии, заключила договор на капитальный ремонт и признала расходы единовременно. Суд встал на сторону налогового органа, отметив: поскольку приобретенная организацией машина не была готова к эксплуатации и фактически не использовалась до момента окончания ремонтных работ, спорные затраты подлежат включению в первоначальную стоимость приобретенного основного средства.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Кошкина Татьяна