Как правильно списать рекламно-сувенирную продукцию с нанесением фирменной символики? Каким документом оформить раздачу сувенирной продукции?

Указанные расходы могут быть отражены в учете как рекламные, либо как представительские расходы. От этого, в некоторой степени, зависит документальное оформление.

1. Расходы на подарки с логотипом 2025: как избежать ошибок в налоговом учете (прибыль и НДС) (С. Егоров, АКГ "ПРАВОВЕСТ Аудит", февраль 2025 г.): В частности, обратите внимание: в своих последних разъяснениях, Минфин России (со ссылкой на письмо ФАС России от 21.09.2023 N КТ/76869/23 - в открытом доступе его нет) настаивает на том, что сама по себе сувенирная продукция с нанесением на нее логотипа организации не может быть расценена как реклама. А вручение её клиентам компании является распространением среди заранее определённого круга лиц, что не позволяет учитывать расходы на изготовление и передачу такой продукции в качестве рекламных расходов для целей налогообложения прибыли. При этом в случае, если речь идет о распространении сувенирной продукции, в том числе с логотипами хозяйствующих субъектов, для неопределенного круга лиц (например, при проведении рекламных акций), такая сувенирная продукция может рассматриваться в качестве одной из составляющих такой рекламы в виде рекламного мероприятия (письма Минфина России от 27.09.2023 N 03-03-06/2/91906, от 14.12.2023 N 03-03-06/2/120821).

Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, фирме необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе. В первичных документах, на выбытие вручаемых подарков, достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных расходов, которые нормируются согласно абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ.

...Представительские расходы учитываются при определении налоговой базы, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены. Документы, служащие для подтверждения представительских расходов (письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, 13.11.2007 N 03-03-06/1/807):

- приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);

- договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;

- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

- отчет по произведенным представительским расходам. В нем отражаются:

- цель и результаты проведения представительского мероприятия;

- дата и место проведения;

- программа мероприятия;

- состав приглашенной делегации;

- участники принимающей стороны;

- величина расходов на представительские цели.

При вручении сувениров конкретным лицам следует составить ведомость выдачи подарков. Утвержденных форм по учету переданной сувенирной продукции не существует. По этой причине составление данной ведомости зависит от правил документооборота конкретной организации";

2. Представительские расходы в 2024 году: как подтвердить и обосновать (журнал "БУХ.1С", N 4, апрель 2024 г.) // раздел Документальное подтверждение представительских расходов: "Примерный перечень документов, которыми можно подтвердить представительские расходы, представлен в письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26:

- распоряжение директора организации о проведении официального мероприятия и об осуществлении расходов на его проведение;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей или оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям.

В отчете организация может указать конкретную цель представительских мероприятий, результаты их проведения, иные сведения о проведенных мероприятиях, а также сумму расходов на представительские цели.

Все расходы, перечисленные в отчете, должны быть также подтверждены соответствующими первичными документами".

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Мозалева Наталья