Организация на ОСН к профессиональному празднику планирует награждение сотрудников почетными грамотами, подарками и небольшой фуршет с шампанским. Как правильно оформить документально данное мероприятие? Есть ли образцы документов?

Прежде всего, руководителем издается Приказ о проведении мероприятия. В приказе указываются цель мероприятия (например, празднование профессионального праздника), дата, время, место проведения, ответственные лица за организацию, а также перечень планируемых расходов (приобретение подарков, организация фуршета, награждение грамотами).

К приказу может быть приложена смета, детализирующая затраты на мероприятие.

Отдельный приказ издается о награждении сотрудников почетными грамотами. В нем указываются Ф.И.О. награждаемых, основание для награждения (например, за добросовестный труд, достижения в профессиональной деятельности), вид награды (почетная грамота).

Приобретение грамот, продуктов для фуршета, напитков должно быть оформлено договорами поставки (актами закупки) или купли-продажи. Услуги по организации фуршета (если привлекается стороннее лицо) оформляются договором оказания услуг.

Стоимость приобретенных грамот, продуктов для фуршета списывается в расходы на основании акта о списании.

Стоимость расходов учитывается в составе прочих расходов (дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы").

Стоимость бланков почетных грамот, если они приобретаются отдельно, учитывается в составе материальных запасов (например, счет 10 "Материалы") или сразу списывается на прочие расходы.

Но в расходах по налогу на прибыль такие затраты не учитываются (ст. 252 НК РФ, п. 16 ст. 270 НК РФ).

Смотрите также:

- Примерная форма положения о поощрении и награждении работников;

- Примерная форма положения о Почетной грамоте;

- Примерная форма приказа о проведении корпоративного мероприятия;

- Примерная форма сметы представительских расходов на проведение официального мероприятия.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Подкопаев Михаил