Гербовая печать учреждения на числится на балансовом учете. В ходе инвентаризации было решено поставить печать на учет.

Обязательно ли, чтобы гербовая печать числилась на балансе? Если да, то как поставить на учет? Кто является ответственным (какое материально ответственное лицо)? Может ли быть ответственным директор, если он является председателем комиссии по инвентаризации и приему? Должен ли быть приказ о гербовой печати по учреждению?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Любая печать учреждения (в т.ч. гербовая), используемая в деятельности учреждения, является материальной ценностью. В целях бухгалтерского учета в зависимости от решения Комиссии учреждения печать может учитываться в составе основных средств или материальных запасов.

По нашему мнению, в рассматриваемом случае учреждение может принять к учету гербовую печать на основании решения Комиссии, оформленного по результатам инвентаризацию, по справедливой стоимости. При этом целесообразно подкрепить к решению комиссии справку (пояснения) о том, что документы, подтверждающие факт приобретения гербовой печати, отсутствуют в связи с истечением установленных сроков хранения, а регистры бухгалтерского учета за прошлые годы не позволяют идентифицировать факт приобретения именно гербовой печати.

Учреждение вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренним локальным актом порядок хранения и использования гербовой печати и предусмотреть в нем в том числе ответственных лиц за хранение и использование гербовых печатей.

Обоснование вывода:

Печать - это устройство, оснащенное клише для создания оттисков на бумаге (п. 2.1 ГОСТ Р 51511-2001). Ее основная функция - подтверждение подлинности подписи должностного лица на документах, требующих такого заверения в соответствии с законодательством РФ (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2025). Печать содержит юридически важные данные, такие как наименование учреждения и прочие реквизиты, необходимые для официального подтверждения документа.

Гербовая печать - это печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации (п. 2.5 ГОСТ Р 51511-2001). Учреждения, имеющие право использовать гербовые печати, руководствуются при их изготовлении ГОСТ Р 51511-2001 и постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

Согласно ч. 1.2 п. 9.1 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" государственные (муниципальные) учреждения должны иметь печать с полным наименованием на русском языке. Требование о наличии у учреждения гербовой печати обычно указывается в учредительных документах.

Таким образом, любая печать учреждения (в т.ч. гербовая), используемая в деятельности учреждения, является материальной ценностью и в целях бухгалтерского учета может быть отнесена к основным средствам или материальным запасам.

Принятие решения об отнесении материальных ценностей в состав объектов основных средств или материальных запасов осуществляет комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения (далее - Комиссия) (п. 34 Инструкции N 157н, применяется до 31.12.2025). В своей работе Комиссия руководствуется нормами федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора, в том числе Стандартом "Основные средства" и Стандартом "Запасы".

Согласно указанным стандартам основным критерием для отнесения материальных ценностей к соответствующему объекту учета является срок полезного использования (эксплуатации) объекта, а именно если он составляет:

- более 12 месяцев - имущество относится к основным средствам (пп. 7, 8 федерального стандарта "Основные средства");

- менее 12 месяцев - к материальным запасам (п. 7 Стандарта "Запасы").

По общим правилам материальные ценности принимаются к учету на соответствующие счета бухгалтерского учета:

- при их приобретении (создании);

- при безвозмездном поступлении от юридических и физических лиц;

- если в ходе инвентаризации они были выявлены как неучтенные объекты (излишки).

Полагаем, что в рассматриваемом случае учреждение может принять к учету гербовую печать на основании решения Комиссии, оформленного по результатам инвентаризации, по справедливой стоимости. Вместе с тем нелишним будет прикрепить к решению комиссии справку (пояснения) о том, что документы, подтверждающие факт приобретения гербовой печати, отсутствуют в связи с истечением установленных сроков хранения, а регистры бухгалтерского учета за прошлые годы не позволяют идентифицировать факт приобретения именно гербовой печати.

При этом обращаем внимание, что срок использования печати в рассматриваемом случае составляет более 12 месяцев, поэтому печать соответствует критериям признания ее объектом основных средств. Вместе с тем Комиссией может быть принято решение об учете печатей в составе материальных запасов с определением срока их использования (п. 10 Стандарта "Запасы"). На наш взгляд, перечень материальных запасов со сроком полезного использования свыше 12 месяцев целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.

Также в учетной политике может быть предусмотрено положение о том, на какой КФО принимаются к учету излишки, выявленные в ходе инвентаризации (КФО 2 или КФО 4).

Таким образом, выбор корреспонденций счетов в рассматриваемом случае будет зависеть от решения Комиссии и положений учетной политики учреждения:

а) если гербовая печать отнесена к основным средствам, в бухгалтерском учете могут быть отражены следующие записи:

1. Дебет Х 101 36 310 Кредит Х 401 10 199

- принята к учету гербовая печать в состав основных средств (на основании результатов инвентаризации);

2. Дебет Х 401 20 271 Кредит Х 101 36 410,

увеличение забалансового счета 21

- отражена выдача печати в эксплуатацию (если ее справедливая стоимость определена до 10 000 руб.);

3. Дебет Х 401 20 271 Кредит Х 104 36 411

- начислена амортизация 100% (если справедливая стоимость гербовой печати составляет от 10 000 до 100 000 руб.);

б) если гербовая печать отнесена к материальным запасам, в учете отражается следующая корреспонденция счетов:

1. Дебет Х 105 36 346 Кредит Х 401 10 199

- принята к учету гербовая печать в состав материальных запасов (на основании результатов инвентаризации).

Что касается организационных моментов, таких как использование, учет, хранение, уничтожение гербовой печати (в т.ч. закрепление ответственных лиц, издание приказа о гербовой печати учреждения), отметим следующее.

Согласно п. 3 постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 полномочия по разработке предложений о порядке и условиях хранения, использования и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации возложены на Роскомпечать совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Однако в настоящее время единого порядка, регламентирующего использование, хранение, уничтожение печатей, на законодательном уровне не установлено. Такой порядок может предусматриваться региональными (ведомственными) нормативными актами для использования непосредственно в этих органах (смотрите, например, постановление Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя"), постановление Администрации г. Ялта Республики Крым от 11.06.2024 N 3578-п "Об утверждении Порядка изготовления, учета, использования, хранения, уничтожения гербовых и простых печатей и штампов в Администрации города Ялта Республики Крым", приказ Минздрава России от 19.03.2021 N 226 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, выдачи, использования, хранения, учета и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве здравоохранения Российской Федерации").

Поэтому рекомендуем в первую очередь уточнить у органа-учредителя, утвержден ли ведомственный порядок изготовления, выдачи, использования, хранения, учета и уничтожения гербовых печатей. Если такой порядок имеется, то на основе этого документа учреждение может утвердить аналогичный порядок непосредственно в учреждении. Если ведомственного документа нет, учреждение вправе разработать такой порядок самостоятельно (например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении или инструкция о ведении делопроизводства).

В данном порядке учреждение вправе предусмотреть:

- порядок учета и выдачи гербовой печати в пользование (в т.ч. форму журнала учета печатей);

- места хранения гербовых печатей и ответственных лиц за их использование и хранение гербовой печати (по нашему мнению, ответственными лицами за хранение гербовых и иных печатей могут быть назначены лица, их использующие и хранящие. Если в учреждении предусмотрено, что руководитель учреждения сам проставляет печать на документах и хранит гербовую печать в своем кабинете в сейфе, то ответственным за хранение и использование может быть назначен руководитель);

- порядок осуществления контроля за использованием и хранением гербовых печатей;

- порядок уничтожения гербовых печатей и иные положения.

Обращаем внимание, что за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения гербовой печати предусмотрена административная ответственность в соответствии со ст. 19.11 КоАП РФ.

В части правомерности назначения руководителя учреждения ответственным лицом, если он является председателем комиссии по инвентаризации отметим следующее.

Действующее законодательство не содержит прямого запрета на участие ответственных лиц (материально ответственных лиц) в составе инвентаризационной комиссии, а также принятие решения о назначении такого лица председателем инвентаризационной комиссии. Однако подобное решение может быть оправданно в том случае, если такое лицо не может повлиять на достоверность результатов инвентаризации.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Сизонова Ольга