Согласно приказу Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" договоры аренды недвижимого имущества необходимо хранить 10 лет.

Обязательно ли исполнение указанного срока хранения?

Какая ответственность наступает за нарушение срока?

Государственные органы, ОМСУ, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"):

- федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;

- перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и частями 1, 1.1 ст. 23 указанного закона.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней.

В соответствии с данной нормой приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Таким образом, соблюдение сроков хранения, предусмотренных указанным перечнем, обязательно.

Согласно ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

- на граждан в размере от 1000 до 3000 руб.;

- на должностных лиц - от 3000 до 5000 руб.;

- на юридических лиц - от 5000 до 10 000 руб.

Указанные штрафы не установлены за каждый документ, это мера ответственности, которая может быть наложена за комплекс нарушений.

Причем если правонарушение совершено впервые, то назначается наказание в виде предупреждения (ч. 3.5 ст. 4.1 КоАП РФ). Смотрите, например, постановления Хабаровского краевого суда от 25.04.2019 по делу N 4А-240/2019, от 10.08.2018 по делу N 4А-450/2018, апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 09.02.2024 по делу N 33-2129/2024.

Также обратите внимание, что для отдельных видов организаций административная ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрена ст. 13.25 КоАП РФ.

Так, в силу ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.;

- на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Давыдова Ольга