Работник предупреждается о времени начала отпуска под подпись. Это означает, что работник должен поставить свою подпись и дату ознакомления в документе, в котором указано время начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Таким документом может быть приказ. В компании организовано приложение для работников с личными кабинетами. Есть ли возможность, отмечая документ прочитанным в приложении, считать это ознакомлением с таким уведомлением?

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (часть третья ст. 123 ТК РФ).

Это означает, что работник должен поставить свою подпись и дату ознакомления в документе, в котором указано время начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Таким документом является приказ.

По смыслу статей 22.1-22.3 ТК РФ об электронном документообороте документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения электронного документооборота или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ).

Таким образом, ознакомление работника о наступлении отпуска посредством электронного документооборота будет соответствовать трудовому законодательству, если работодателем принято решение о переходе на электронный документооборот или речь идет о дистанционном работнике (смотрите ответ Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").

При этом нужно учитывать, что Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утверждены приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н (далее - Единые требования) (часть седьмая ст. 22 1 ТК РФ).

Согласно п. 1 Единых требований документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен содержать, в частности, электронную подпись (электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложения к основной части электронного документа, связанного с работой. Подписи должны быть представлены в виде файлов электронных подписей, установленных ст. 22.3 ТК РФ, сформированных в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Панова Наталья