В связи с производственной необходимостью организация на общей системе налогообложения использует такси в качестве служебного транспорта. Иногда возникает производственная необходимость оплатить поездку на такси за счет организации не сотрудникам организации, а рабочим партнеров, либо оплатить поездку сотрудникам по производственной необходимости, но в нерабочий день или в нерабочее время. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении налогом на прибыль (при наличии приказа, журнала учета поездок и пр.)? Если нет, то надо ли начислять НДФЛ в таком случае, если цели поездки исключительно служебные?

Полагаем, что можно учесть расходы на проезд на такси работников при надлежащем оформлении.

Организация вправе учесть затраты, связанные с перевозкой работников службами такси для выполнения своих трудовых обязанностей в случаях поездки на работу и с работы, когда расходы на такси:

1) обусловлены технологическими особенностями производства, режимом работы, местоположением работодателя (например, из-за отсутствия или недостаточности рейсов общественного транспорта, окончания (начала) рабочей смены после окончания работы (до начала работы) общественного транспорта, отличного от такси, и др.) - в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079);

2) предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда - в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 17.01.2023 N 03-03-06/1/2763).

Смотрите Энциклопедия решений. Налогообложение при оплате такси работникам.

В этом случае НДФЛ на расходы на такси не начисляется.

Если расходы на проезд сотрудников не обусловлены технологическими особенностями производства и (или) не предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами, они не учитываются в целях налогообложения прибыли. При этом подобные затраты нельзя включить и в состав расходов на оплату труда, ведь они не предусмотрены ни трудовыми, ни коллективными договорами. На данные расходы тогда начисляется НДФЛ.

В качестве экономического обоснования использования работниками такси следует выпустить локальный нормативный акт, который содержит порядок использования такси и перечень сотрудников, которые могут им воспользоваться (например, работающих в ночное время), запастись документом о режиме работы общественного транспорта (для подтверждения фактов того, что режим работы организации не совпадает с режимом работы общественного транспорта или что в районе нахождения компании нет маршрутов), издать приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места жительства и т. п.

Подтверждением производственного характера расходов может выступать утвержденное организацией письменное заявление работника с обоснованием использования такси и указанием маршрута поездки. Необходимо представлять отчет об использовании такси сотрудниками с указанием маршрутов, времени поездок и иной необходимой информации. К отчету прилагаются акт, счет-фактура или УПД.

Учесть расходы на оплату такси за контрагента содержит определенный риск. Необходимо обосновать, что это было сделано в интересах организации, то есть контрагент не должен возместить такой расход. Официальной позиции мы не нашли.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Подкопаев Михаил