Сотрудник был направлен в заграничную командировку, получил рублевый аванс. Был перерасход. Справок о конвертации нет. Дату аванса или дату утверждения авансового отчета нужно брать для конвертации по расчету суточных и остальных расходов в валюте? Одинаково ли будет применима эта дата конвертации для бухгалтерского и налогового учета?

Если работнику выдан аванс в рублях, а расходы он оплачивал в валюте, то пересчет таких расходов в рубли производится (письма Минфина России от 19.06.2020 N 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 N 03-03-07/50836):

- на дату обмена по курсу банка, производившего обмен, при условии представления подотчетным лицом справки о покупке валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты;

- на дату оплаты безналичным путем, также при наличии сведений о курсе обмена валюты, примененного банком. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749);

- на дату выдачи аванса по курсу ЦБ РФ, если сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену рублей на валюту (отметим, что ранее чиновники разъясняли, что в этой ситуации расходы работника в рублях рассчитываются на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (смотрите письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408);

- на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ в части суммы, не покрытой авансом. Если работником представлены документы, подтверждающие курс обмена валюты, использованной для целей оплаты расходов, то при определении суммы к возмещению применяется этот курс банка и также возмещаются комиссии банка. Такой же порядок применяется, если аванс работнику не выдавался, т.к. организация должна возместить работнику фактически понесенные им расходы.

Указанные правила применяются как для возмещения расходов работнику, так и для целей налогового и бухгалтерского учета расходов, связанных с командировкой.

Смотрите подробнее в материале:

- Вопрос: По какому курсу учитывать расходы организации, возникающие в связи с направлением работников в командировку за границу? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2025 г.)

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина