Организация на ОСНО принимает сотрудников на работу, при трудоустройстве работник предоставляет документы на оплату обязательного медосмотра. Можно ли принять в налоговом учете расходы на медосмотр, оформив выплаты приказом с приложением списка сотрудников и документов без оформления авансовых отчетов, предусмотрев данный порядок оформления в учетной политике?

В соответствии с абзацем 2 подп. 6.3 п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Требования об обязательном использовании формы авансового отчета в тех случаях, когда денежные средства под отчет сотруднику предварительно не выдавались, законодательство не содержит. В связи с этим организация вправе закрепить в своей учетной политике порядок документального оформления возмещения расходов, понесенных сотрудниками из личных средств. Полагаем, что можно оформить в том числе приказом с приложением списка сотрудников, прошедших медосмотр, не требуя при этом составления каждым сотрудником отдельного авансового отчета.

Между тем для правомерного учета в целях налогообложения в любом случае необходимы документы, подтверждающие факт прохождения медосмотра конкретным физлицом и факт осуществления оплаты за этот медосмотр: договоры с медицинской организацией акты оказанных услуг, чеки ККТ, квитанции к ПКО и т.д. Одного приказа и списка сотрудников для признания расходов на медосмотр, по нашему мнению, недостаточно.

Также обращаем внимание на наличие рисков, связанных с признанием целях налогообложения прибыли расходов на медосмотр, в том случае, когда организация компенсирует сотрудникам понесенные ими затраты, а не только в ситуациях наличия у организации отдельного договора с медицинской компанией. Смотрите подробнее в материале: Вопрос: Налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы, бухгалтерский учет компенсаций за прохождение предварительных медосмотров (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.) (раздел "Налог на прибыль").

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина