Какие расходы на обучение сотрудников можно списать в налоговом учете? При каких условиях? Какие нужны документы?

В целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, могут быть отнесены расходы на обучение и прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации работников налогоплательщика (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на обучение по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам, прохождение независимой оценки квалификации работников налогоплательщика включаются в состав прочих расходов при выполнении условий предусмотренных п. 3 ст. 264 НК РФ (см. также письма Минфина России от 02.03.2021 N 03-03-07/14266, от 07.11.2019 N 03-03-07/85839), а именно:

1) обучение по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам осуществляется на основании договора с российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией, имеющими право на ведение образовательной деятельности, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации работника налогоплательщика осуществляется на основании договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации в соответствии с законодательством РФ.

Налоговый кодекс не уточняет от чьего имени - работника или работодателя - должен быть заключен договор. По мнению финансового ведомства, к расходам на обучение относятся расходы, понесенные в рамках заключенных самим налогоплательщиком договоров с образовательными организациями на обучение своих работников. Если же договор с образовательной организацией работник заключил от своего имени, то компенсация работодателем стоимости его обучения не относится к прочим расходам, учитываемых при налогообложении прибыли (письма Минфина России от 02.06.2025 N 03-03-06/3/54023, от 17.08.2022 N 03-03-06/1/80270, от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2614, от 09.12.2016 N 03-03-РЗ/73562). Что касается заключения договоров через посредников, то в этом случае, по мнению Минфина России, расходы на обучение своих работников можно учесть при налогообложении (письмо от 02.06.2025 N 03-03-06/3/54023);

2) обучение по основным профобразовательным программам, основным программам профобучения и дополнительным профессиональным программам проходят работники налогоплательщика, заключившие с ним трудовые договоры, либо физлица, заключившие с налогоплательщиком договоры, предусматривающие обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, оплаченного налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у него не менее одного года. Независимую оценку квалификации на соответствие требованиям к квалификации в соответствии с законодательством РФ проходят работники налогоплательщика, заключившие с ним трудовой договор (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Если трудовой договор между указанным физлицом и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия, за исключением случаев прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ), налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие такой договор, сумму платы за обучение физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы. Если трудовой договор не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, оплаченного налогоплательщиком, указанные расходы также включаются во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором истек данный срок заключения трудового договора (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Смотрите также письмо Минфина России от 02.10.2025 N 03-03-06/1/95407.

Согласно абзацам четвертому и пятому п. 3 ст. 264 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физлица, обучение которого было оплачено в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет. Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации, надо хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации и одного года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации которого было оплачено в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет.

Для документального подтверждения расходов рекомендуем иметь следующий пакет документов:

- договор с образовательной или научной организацией;

- приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение;

- акт об оказании образовательных услуг;

- документы, подтверждающие оплату обучения (платежные поручения);

- документы, подтверждающие факт прохождения обучения (сертификат, диплом, удостоверение или справка о прохождении обучения).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Расходы на обучение работников (в целях налогообложения прибыли) (июнь 2026);

- Вопрос: Налоговый учет оплаты организацией обучения работника в автошколе (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);

- Нарушение лицензионных требований - не повод для признания расходов по ОМС нецелевыми (обзор подготовлен экспертами компании ГАРАНТ, 2023 г.);

- Вопрос: Является ли нецелевым расходованием средств ОМС оплата труда сотрудника учреждения, если отсутствует медицинская лицензия по данному виду деятельности? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);

- Вопрос: Организация-подрядчик, находящаяся на общей системе налогообложения, выполняет работы по монтажу систем пожаротушения. Данный вид работ подлежит лицензированию. В договоре с заказчиком указано, что работы подрядчик выполняет без привлечения субподрядчиков, собственными силами. Субподрядчик не является плательщиком НДС и не выставляет счета-фактуры подрядчику. Каковы налоговые риски подрядчика в части признания в налоговом учете расходов на оплату работ субподрядчика в случае, если привлечение субподрядчика не предусмотрено в договоре с заказчиком и при этом субподрядчик не имеет лицензии на проведение работ по монтажу систем пожаротушения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2016 г.);

- Письмо Минфина России от 06.10.2009 N 03-03-06/2/188 Об учете в целях налогообложения прибыли расходов по оплате охранных услуг, оказанных организацией, не имеющей лицензии на осуществление данного вида деятельности.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Давыдова Ольга