Согласно с. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Означает ли это, что при каждом внесении изменений в такие локальные нормативные акты, которые (изменения) касаются перечня работников, нужно знакомить с ними весь коллектив? Или же достаточно ознакомить с изменениями только заинтересованных лиц?

Например, приказ содержит весьма обширный список работников, которые имеют право входить в помещение, где обрабатываются персональные данные. При изменении кадрового состава в приказ нужно вносить изменения.

Кого необходимо с ними ознакомить: весь коллектив или только заинтересованных лиц?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

С перечнем работников, имеющих доступ в помещения, где обрабатываются персональные данные, должны быть ознакомлены не все работники организации, а лишь те, которые непосредственно участвуют в обработке персональных данных. При внесении изменений в данный перечень также достаточно ознакомить с изменениями только заинтересованных лиц, т.к. это напрямую связано с их трудовой деятельностью.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Согласно части второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

В п. 8 ст. 86 ТК РФ указано, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Из положений ст. 88 ТК РФ, в частности, следует, что при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Об обязанности работодателя как оператора персональных данных знакомить работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников указано также в п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ).

Таким образом, действующее законодательство обязывает работодателя обеспечивать конфиденциальность персональных данных. Поэтому перечень лиц, имеющих доступ к документам, содержащим персональные данные работников, должен быть утвержден руководителем и доведен до сведения этих работников под подпись (см.: Примерная форма приказа об утверждении перечня лиц, допущенных к обработке персональных данных работников (июнь 2026)). Полагаем, что с данным документом должны быть ознакомлены не все работники организации, а лишь те, которые непосредственно участвуют в обработке персональных данных. При внесении изменений в данный перечень также достаточно ознакомить с изменениями только заинтересованных лиц, т.к. это напрямую связано с их трудовой деятельностью.

Весь коллектив работодатель обязан знакомить лишь с теми локальными актами, которые затрагивают права и законные интересы всех работников (например, с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об обработке персональных данных в организации, положением об оплате труда (если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка), с правилами по охране труда и т.п.). Закон не устанавливает единого закрытого перечня таких документов для всех без исключения. Список формируется индивидуально, исходя из специфики работы организации, должности работника и условий его труда.

Иными словами, обязанность работодателя состоит не в ознакомлении работника со всеми без исключения локальными актами организации, а обеспечить его ознакомление именно с теми документами, которые регулируют его непосредственную работу.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Амирова Лариса